10 consejos para que tu evento sea un éxito

No somos ni por asomo los que tenemos la última palabra para el éxito absoluto de los eventos, pero sin duda tenemos en el equipo más de 30 años de experiencia haciendo eventos de todo tipo y por toda la geografía. Así que hemos decidido dar algunos consejos para que tu evento, a nivel organizativo, sea todo un éxito. ¡Comenzamos!

  1. Objetivo: ¿Qué queremos conseguir? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Se necesita un evento así?
  2. Preparación: Lo importante es planificar bien cómo vamos a llevarlo a cabo. En eventos no hay lugar a una improvisación porque no tendrás una segunda oportunidad para hacerlo bien. Establece un proceso, sus partes y sobre todo tengamos claro los agentes involucrados, pues dependerán de tu buena planificación para que todo salga bien.
  3. Comunica: aquí entra una parte tan importante que es imposible no tenerla en cuenta. Para organizar un evento es necesario una excelente comunicación. Con los tiempos adecuados, los canales y la información mostrada de forma correcta, tenemos gran parte del éxito de nuestro evento asegurado. Si dispones de presupuesto, es MUY importante contar con agencias especializadas en la comunicación de eventos.
  4. Equipos técnicos: contar con profesionales para la organización de eventos es fundamental, así como asegurarnos del uso de equipos audiovisuales y técnicos actualizados, con fabricantes que den fiabilidad y sobre todo ofreciendo calidad en la ejecución. Todo esto, sabiendo que los eventos adquieren mayor impacto cuando la presencia de audiovisuales es mayor. Sonido, iluminación y vídeo, bien combinados, otro gran ingrediente para el éxito de la producción de eventos.
  5. Decoración: desde la impresión gran formato, escenografías, moqueta, decoración de mesas, mobiliario para eventos (¡hay muchas opciones!) o la ornamentación de un salón para un banquete. Cuida los detalles y… si se trata de un evento corporativo, la decoración es crucial: cada cosa que instales debe comunicar algún aspecto de la marca.
  6. Cabeza visible: una persona de contacto para todas las gestiones debería ser la mejor opción para que la organización no sea una locura. Un responsable de la producción del evento se hará cargo de todo: planificación de montaje, ejecución, desmontaje, proveedores, horarios, gestiones con hoteles y espacios, transportes… Y será tu persona para poder coordinar que el evento salga espectacular.
  7. Genera momentos de interacción: Para cualquier evento, la tendencia es ir hacia lo interactivo. Da igual que sea una votación en directo, una participación mediante app, un juego, … o simplemente generar momentos de charla mediante breaks (como un buen coffee break, momento perfecto para dialogar sobre lo hablado en el evento). Si se trata de un espectáculo en vivo, hay muchas opciones para la participación del público: desde juegos en pantallas gigantes, pulseras interactivas o momentos de colaboración con los artistas.
  8. Evaluación: Existen numerosas maneras de poder evaluar el éxito de tu proyecto. Desde la venta de entradas, clientes nuevos potenciales conocidos o el alcance: ¿Cuántas personas supieron del evento? De todas esas ¿cuántas participaron? ¿Y las que no? ¿Qué comentaron? En definitiva: ¿hay ganas de más? ¿Hiciste ruido?
  9. Memoria: crea un vídeo resumen del evento. Graba momentos esenciales y haz un montaje que «toque» la fibra de los participantes. Esto es fundamental para que el evento quede clavado en las retinas de los participantes.
  10. ¡Cuenta con expertos! Hemos trabajado con clientes que o bien organizaban sus propios eventos (y lo han pasado mal…) o han contado con empresas que finalmente no hicieron el trabajo como se esperaba. En nuestro caso, más de 30 años de experiencia en el sector avalan la calidad y la seguridad en todos los eventos que realizamos.

¡Te esperamos en Eferson!