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No. Un evento online nunca será tan efectivo como el offline

La organización de eventos está en un momento clave. Nos encontramos ante un debate al rojo vivo en las últimas semanas. Una batalla donde a un lado tenemos los eventos presenciales, reales, con contacto, y los eventos virtuales, que existían (claro que sí) y que se han puesto a la cabeza con motivo de los acontecimientos actuales.

Algunos aspectos positivos de los eventos virtuales nos hacen creer que podrían ganar esta batalla:

  • Suelen tener mayor interacción de los participantes. No existe tanta «vergüenza» al estar a través de una cámara de ordenador, o incluso en una ventana de chat. Desde ahí la capacidad de participar aumenta considerablemente. Además, se realizan encuestas en tiempo real, se vota, y todo es mucho más en tiempo real.
  • Son más rentables. ¡OJO! Sólo en términos económicos. La tecnología ha evolucionado tanto que es posible hacer eventos multitudinarios con pocos recursos económicos. Sistemas que ya disponen muchas empresas por poco dinero para poder celebrar eventos a diestro y siniestro.
  • Es un evento más «social». Si la marca/producto lo permite, llegar a más asistentes es fácil pues los participantes se suelen convertir en prescriptores del propio evento. Un click en «compartir» permite en menos de un segundo llegar a toda la lista de amigos y conocidos de esa persona. Si se trata de un evento más profesional, en LinkedIn es muy fácil compartirlos también.

Sin embargo, los aspectos positivos de un evento real son más que palpables:

  • Un contacto personal fomenta las relaciones personales y profesionales. La comunicación es más fluida y menos fría que online.
  • Participamos en el mundo real: un hotel, una silla, una mesa, gente a nuestro alrededor, un café, un horario, movimiento de una sala a otra… y esto nos hace sentir vivos.
  • El uso de tecnología únicamente como conductora de la información hace que un evento se vuelva frío, y puede que llegue a perder la personalidad de la marca, la cercanía a sus asistentes.
  • Es más fácil captar la atención todo el tiempo. El mundo offline permite dar paso a personas en un escenario, jugar con el público, cambios de luces, vídeos… siendo esto muy complicado en el mundo online (manteniendo la atención a una pantalla durante 4 horas).
  • Los momentos «break»: un cóctel de bienvenida, un coffee break, una cena de gala. Los momentos donde compartimos la información recibida, generamos contacto, sinergias, dialogamos sobre otras cosas que permitan descansar y sobre todo, disfrutar de un evento de principio a fin.

¿Quiere decir esto que uno sea mejor que otro? Pues dependerá del momento, del tipo de evento y de su preparación. Sin duda la mejor opción que se plantea en estos momentos es la de generar eventos híbridos:

  • Ponentes congregados en una sede, donde se realiza una pequeña producción de escenografía, mobiliario y elementos audiovisuales. Una realización con varias cámaras, una plataforma interactiva para la emisión en streaming que permita la participación y un control de acceso mediante invitación / claves para asegurar la participación deseada.
  • Un evento que, originalmente sea para 300 personas y se reduzca el aforo a 50, permitiendo la participación de representantes esenciales como público y el resto pueda participar de forma online.
  • Realizar eventos más cortos, pero con mayor repetición. Esas 300 personas podrían participar del mismo evento acudiendo de 100 en 100 durante 3 días, como se realiza para la prensa con otros acontecimientos.

Medidas mixtas ¡muchas! Y posibilidades que puedan casar perfectamente la tecnología con el evento real ¡muchas también! Esto nos garantiza que los eventos no pierdan la esencia, la magia de hacerlos en vivo y sobre todo lo que consideramos más importante: el contacto con las personas.