Como organizar exposiciones de éxito

Las exposiciones… ¡esos eventos tan complejos!

Sin duda, la exposición temática temporal es el evento de moda. De repente, cientos de exposiciones inundan espacios, pabellones y centros comerciales generando contenidos atractivos para todo tipo de público. Pero ¿cómo se organizan estas exposiciones? O mejor… ¿cuáles son las claves del éxito de una exposición? ¡Allá vamos!

1. Crea expectación. ¡Claro! La exposición no empieza en el momento en que escanean tu entrada en puerta… ¡comienza mucho antes! Desde la primera comunicación en redes, las apariciones en medios, el boca a boca. Vamos a trabajar para generar expectación. Piensa que mucho antes de vender tus entradas, tienes que hacer ruido. Un ruido bien dirigido y con segmentación, dirigido a aquellos máximos interesados en la materia de la exposición. Diseña y publica una web exclusiva sobre la exposición. Genera un vídeo previo, sin demasiada información todavía… como si del tráiler de una película se tratara. Crea perfiles en redes y busca asociaciones relacionadas con el tema de la exposición. Aporta información de interés previamente y conviértete en un imán para los que posiblemente vayan a visitarla.

Star Wars exposición

2. Busca un socio para la venta de entradas. ¡Deja de llamarles «sistemas de ventas»! ¡Son tus socios! Las plataformas de venta de entradas están tan interesadas en que tú vendas tus entradas que no pueden seguir siendo un mero proveedor. El mercado actual de sistemas de distribución de entradas es enorme, aunque las que más nos suenen sean las grandes plataformas. Algunas de las más conocidas son:

  • Ticketmaster: Una gran compañía con años de experiencia a sus espaldas, operan en casi todo el mundo y tienen aplicación para dispositivos móviles.
  • Ticketea: Si el usuario quiere buscar eventos en su ciudad o en el resto de España, esta aplicación es casi obligatoria en nuestro smartphone. Su principal característica radica en que las empresa pueden crear eventos en cuestión de minutos. 
  • Eventbrite: Te permite crear en minutos una página de registro y venta de entradas de eventos profesional. Tanto si celebras una conferencia, vendes entradas para un festival o montas una clase, su tecnología simplificada te ayuda a ponerte en marcha. Y se ve estupendamente en cualquier dispositivo.
  • Sacaentradas: Una plataforma creada por Manu Sánchez, humorista, presentador de televisión, emprendedor y empresario, escritor… entre otras tantas cosas. Además de web online, dispone de una tienda física en el centro de Sevilla, por ejemplo.
  • Entradium: Atención, porque llegaron con una apuesta clara ¡y muy interesante! ¿Sabes cuál? Acabar con los gastos de gestión abusivos. Su propuesta es ser los más baratos, los más sociales y los más rápidos.

3. Crea un preshow. Es fundamental, antes de que tu público se adentre en la exposición, situarles en el contexto adecuado. Para ello, como habrás visto en algunas exposiciones, es necesario crear una sala en la que hagamos que el visitante «cambie el chip». Cada persona viene de una realidad diferente: algunos vienen directos de sus trabajos, otros vienen acompañando a unos amigos, otros quizá han visto la exposición al pasar por la calle y otros, claro, vienen con una ilusión creciente desde el día que compraron sus entradas por internet. Pues bien, en este momento, tenemos que dar un mensaje sobre lo que encontrarán en el interior. Un vídeo motivador, una explicación por parte de alguien de nuestro equipo o un audio. Sea como sea, pero antes de acceder directamente al contenido, genera un momento de transición. Esto ayudará mucho al público a sumergirse en el mundo que hemos creado en el interior.

4. Cuida los detalles. Además de los propios sistemas expositivos, no olvides tratar con mimo los pequeños detalles como un ambiente sonoro bien producido y una cuidada iluminación. Por supuesto, no te olvides de algo que es foco de muchas críticas en exposiciones: la señalética. ¿Cuál es el camino? ¿Dónde está el baño? ¿Cuál es el horario? ¿Se puede o no se puede tocar? ¿Salidas de emergencia? ¿Hay tienda? ¿Hay guardarropa? Éstas indicaciones son fundamentales.

Organización de Exposiciones itinerantes

5. Climatización. Para muchos, un aspecto que pasar por alto. Sin embargo, te asombraría las veces que se escucha: «La exposición muy bien… pero ¡un calor»… ¡así que cuida la temperatura de tu espacio y la ventilación!

6. Diseña un programa que regalar en la entrada. Al público le gusta recibir información sobre el producto que está consumiendo. Y si en el momento de acceder reciben un programa de mano que les proporciona información detallada, les ilustra con un plano del espacio y le ofrece datos que mejoran la experiencia como visitante, ganarás muchos puntos.

7. Crea descuentos especiales para diversos colectivos. Nuestra misión es aumentar el número de visitantes. Y para eso, lo mejor es poder ofrecer diversos canales que ofrezcan ofertas sobre el precio base de tus entradas. Algunas de las propuestas más conocidas son: Groupon, Atrápalo, Oportunista, Groupalia. Por supuesto, no olvides crear descuentos especiales para grupos, siempre y cuando, las reservas se realicen con tiempo, de forma online.

Experiencias interactivas para eventos

8. Añade elementos interactivos. Una exposición alcanza el éxito cuando los asistentes pueden ver, tocar, sentir y en definitiva, vivir una experiencia. El uso de las nuevas tecnologías te ayudarán a crear momentos únicos que todos recordarán. Un ejemplo fue el videocall interactivo que desde el equipo de Eferson ofertamos para diversos eventos.

9. Instala una tienda. Una vez recorrida la exposición, los asistentes pueden llevar parte de esa experiencia a sus casas. Un recuerdo siempre es un gran atractivo para poner la guinda al pastel de este proyecto. Cuida este espacio. Contrata para la atención al público a alguien con experiencia en el sector comercio y que tenga don de gentes. ¡Ah! Y es muy importante poder ofrecer diversos métodos de pago. El pago con tarjeta, como mínimo, para llegar al máximo de compradores interesados posible.

10. Publica en redes. No dejes que el recinto quede aislado del mundo online. Crea conexiones entre los asistentes ofreciendo periódicamente fotos, vídeos y comentarios que permitan la interacción con tu público. La exposición estará viva siempre y cuando al otro lado de la red exista una persona dedicada a mantener al día web y perfiles sociales. Organizar concursos, por ejemplo, es una forma perfecta de mantener al público conectado con tu exposición. Una herramienta estupenda es EasyPromos. ¡Pero hay muchas más opciones!