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No. Un evento online nunca será tan efectivo como el offline

Nos encontramos ante un debate al rojo vivo en las últimas semanas. Una batalla donde a un lado tenemos los eventos presenciales, reales, con contacto, y los eventos virtuales, que existían (claro que sí) y que se han puesto a la cabeza con motivo de los acontecimientos actuales.

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Foto por PixaBay

La organización de eventos está en un momento clave. Nos encontramos ante un debate al rojo vivo en las últimas semanas. Una batalla donde a un lado tenemos los eventos presenciales, reales, con contacto, y los eventos virtuales, que existían (claro que sí) y que se han puesto a la cabeza con motivo de los acontecimientos actuales.

Algunos aspectos positivos de los eventos virtuales nos hacen creer que podrían ganar esta batalla:

  • Suelen tener mayor interacción de los participantes. No existe tanta «vergüenza» al estar a través de una cámara de ordenador, o incluso en una ventana de chat. Desde ahí la capacidad de participar aumenta considerablemente. Además, se realizan encuestas en tiempo real, se vota, y todo es mucho más en tiempo real.
  • Son más rentables. ¡OJO! Sólo en términos económicos. La tecnología ha evolucionado tanto que es posible hacer eventos multitudinarios con pocos recursos económicos. Sistemas que ya disponen muchas empresas por poco dinero para poder celebrar eventos a diestro y siniestro.
  • Es un evento más «social». Si la marca/producto lo permite, llegar a más asistentes es fácil pues los participantes se suelen convertir en prescriptores del propio evento. Un click en «compartir» permite en menos de un segundo llegar a toda la lista de amigos y conocidos de esa persona. Si se trata de un evento más profesional, en LinkedIn es muy fácil compartirlos también.

Sin embargo, los aspectos positivos de un evento real son más que palpables:

  • Un contacto personal fomenta las relaciones personales y profesionales. La comunicación es más fluida y menos fría que online.
  • Participamos en el mundo real: un hotel, una silla, una mesa, gente a nuestro alrededor, un café, un horario, movimiento de una sala a otra… y esto nos hace sentir vivos.
  • El uso de tecnología únicamente como conductora de la información hace que un evento se vuelva frío, y puede que llegue a perder la personalidad de la marca, la cercanía a sus asistentes.
  • Es más fácil captar la atención todo el tiempo. El mundo offline permite dar paso a personas en un escenario, jugar con el público, cambios de luces, vídeos… siendo esto muy complicado en el mundo online (manteniendo la atención a una pantalla durante 4 horas).
  • Los momentos «break»: un cóctel de bienvenida, un coffee break, una cena de gala. Los momentos donde compartimos la información recibida, generamos contacto, sinergias, dialogamos sobre otras cosas que permitan descansar y sobre todo, disfrutar de un evento de principio a fin.

¿Quiere decir esto que uno sea mejor que otro? Pues dependerá del momento, del tipo de evento y de su preparación. Sin duda la mejor opción que se plantea en estos momentos es la de generar eventos híbridos:

  • Ponentes congregados en una sede, donde se realiza una pequeña producción de escenografía, mobiliario y elementos audiovisuales. Una realización con varias cámaras, una plataforma interactiva para la emisión en streaming que permita la participación y un control de acceso mediante invitación / claves para asegurar la participación deseada.
  • Un evento que, originalmente sea para 300 personas y se reduzca el aforo a 50, permitiendo la participación de representantes esenciales como público y el resto pueda participar de forma online.
  • Realizar eventos más cortos, pero con mayor repetición. Esas 300 personas podrían participar del mismo evento acudiendo de 100 en 100 durante 3 días, como se realiza para la prensa con otros acontecimientos.

Medidas mixtas ¡muchas! Y posibilidades que puedan casar perfectamente la tecnología con el evento real ¡muchas también! Esto nos garantiza que los eventos no pierdan la esencia, la magia de hacerlos en vivo y sobre todo lo que consideramos más importante: el contacto con las personas.

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10 consejos para que tu evento sea un éxito

Hemos decidido dar algunos consejos para que tu evento, a nivel organizativo, sea todo un éxito. ¡Comenzamos!

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Consigue un evento de éxito con estos consejos

No somos ni por asomo los que tenemos la última palabra para el éxito absoluto de los eventos, pero sin duda tenemos en el equipo más de 30 años de experiencia haciendo eventos de todo tipo y por toda la geografía. Así que hemos decidido dar algunos consejos para que tu evento, a nivel organizativo, sea todo un éxito. ¡Comenzamos!

  1. Objetivo: ¿Qué queremos conseguir? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Se necesita un evento así?
  2. Preparación: Lo importante es planificar bien cómo vamos a llevarlo a cabo. En eventos no hay lugar a una improvisación porque no tendrás una segunda oportunidad para hacerlo bien. Establece un proceso, sus partes y sobre todo tengamos claro los agentes involucrados, pues dependerán de tu buena planificación para que todo salga bien.
  3. Comunica: aquí entra una parte tan importante que es imposible no tenerla en cuenta. Para organizar un evento es necesario una excelente comunicación. Con los tiempos adecuados, los canales y la información mostrada de forma correcta, tenemos gran parte del éxito de nuestro evento asegurado. Si dispones de presupuesto, es MUY importante contar con agencias especializadas en la comunicación de eventos.
  4. Equipos técnicos: contar con profesionales para la organización de eventos es fundamental, así como asegurarnos del uso de equipos audiovisuales y técnicos actualizados, con fabricantes que den fiabilidad y sobre todo ofreciendo calidad en la ejecución. Todo esto, sabiendo que los eventos adquieren mayor impacto cuando la presencia de audiovisuales es mayor. Sonido, iluminación y vídeo, bien combinados, otro gran ingrediente para el éxito de la producción de eventos.
  5. Decoración: desde la impresión gran formato, escenografías, moqueta, decoración de mesas, mobiliario para eventos (¡hay muchas opciones!) o la ornamentación de un salón para un banquete. Cuida los detalles y… si se trata de un evento corporativo, la decoración es crucial: cada cosa que instales debe comunicar algún aspecto de la marca.
  6. Cabeza visible: una persona de contacto para todas las gestiones debería ser la mejor opción para que la organización no sea una locura. Un responsable de la producción del evento se hará cargo de todo: planificación de montaje, ejecución, desmontaje, proveedores, horarios, gestiones con hoteles y espacios, transportes… Y será tu persona para poder coordinar que el evento salga espectacular.
  7. Genera momentos de interacción: Para cualquier evento, la tendencia es ir hacia lo interactivo. Da igual que sea una votación en directo, una participación mediante app, un juego, … o simplemente generar momentos de charla mediante breaks (como un buen coffee break, momento perfecto para dialogar sobre lo hablado en el evento). Si se trata de un espectáculo en vivo, hay muchas opciones para la participación del público: desde juegos en pantallas gigantes, pulseras interactivas o momentos de colaboración con los artistas.
  8. Evaluación: Existen numerosas maneras de poder evaluar el éxito de tu proyecto. Desde la venta de entradas, clientes nuevos potenciales conocidos o el alcance: ¿Cuántas personas supieron del evento? De todas esas ¿cuántas participaron? ¿Y las que no? ¿Qué comentaron? En definitiva: ¿hay ganas de más? ¿Hiciste ruido?
  9. Memoria: crea un vídeo resumen del evento. Graba momentos esenciales y haz un montaje que «toque» la fibra de los participantes. Esto es fundamental para que el evento quede clavado en las retinas de los participantes.
  10. ¡Cuenta con expertos! Hemos trabajado con clientes que o bien organizaban sus propios eventos (y lo han pasado mal…) o han contado con empresas que finalmente no hicieron el trabajo como se esperaba. En nuestro caso, más de 30 años de experiencia en el sector avalan la calidad y la seguridad en todos los eventos que realizamos.

¡Te esperamos en Eferson!

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Generando sinergias para un futuro «distanciado»

Es el momento de conectar. Un momento idóneo para olvidarnos de las palabras competencia y hablar más que nunca de nuestra oportunidad de colaboración.

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Distanciamiento Social en eventos

Estamos en fase de entrenamiento. Desde hace ya algún tiempo estamos aislados en nuestras casas… aunque lo de «aislados» es posible que sea exagerado, pues la tecnología que disfrutamos hoy es capaz de acercarnos virtualmente a los que más queremos… no deja de ser una realidad que pronto irá diluyéndose hacia un estado menos rígido.

Hemos estado preparándonos para una salida progresiva… y ahora es el momento de planear cómo trabajaremos para cumplir con las medidas de seguridad, tanto impuestas como por solidaridad a tanto esfuerzo realizado en este tiempo para poder aislar al virus.

Es el momento de conectar. Un momento idóneo para olvidarnos de las palabras competencia y hablar más que nunca de nuestra oportunidad de colaboración. De unirnos para conseguir grandes proyectos juntos y que la colaboración sea el hilo conductor a partir de este momento para todos y cada uno de los nuevos eventos que tengamos en el horizonte.

Sinergias con el sector de las nuevas tecnologías… ¡claro que sí! Los encuentros «en vivo» no están reñidos con el uso de tecnologías que permitan una asistencia masiva pero sin estar en el mismo lugar. O lo que es lo mismo: podemos convertir eventos de 1000 personas en eventos de 100 en vivo, y otras 900 personas desde sus oficinas o sus casas, reduciendo así las posibilidades de nuevos contagios.

Sinergias para un trabajo local coordinado: la producción de eventos requiere un movimiento de personas no sólo en cuanto a asistentes ¡también un gran equipo de trabajo! Es el momento de apostar por la producción local para evitar desplazamientos de equipos en masa, dando así protagonismo a empresas locales para ciertos servicios que pueden ser perfectamente ejecutados por profesionales contratados en el lugar del evento.

Sinergias en la creación de nuevos proyectos para eventos de éxito: las empresas de eventos queremos unirnos a las agencias de comunicación, marketing y viajes para crear juntos eventos que cumplan con la nueva «normativa social» y que a su vez sean impactantes y ¡siempre un éxito! Por lo que la colaboración agencia de comunicación > empresa de eventos se convierte en un must para esta nueva era.

En el caso de nuestra empresa, Eferson realiza proyectos para eventos de todos los sectores, especialmente farmacéuticos, motor y HORECA (Hoteles, Restaurantes y Cafeterías), ofreciendo soluciones globales para celebrar eventos en cualquier parte del mundo, especialmente en España, donde ofrecemos un servicio de 10 con todas las garantías de seguridad en el proceso de montaje, ejecución y desmontaje de eventos.

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Posponer, nunca cancelar

Sed ut perspiciatis unde omnis iste natus error sit voluptatem accusantium doloremque laudantium, totam rem aperiam.

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Imagen creada por AEVEA

Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) continua lanzando mensajes cruciales para sostener la industria de eventos hasta que se permita y reanude la actividad.

No lo niegues. Nos pasamos la vida posponiendo todo. La alarma cada mañana, el gimnasio, las actualizaciones del ordenador… Todo para mañana. O mejor dicho, para otro día. Somos así. ¡Qué le vamos a hacer!

Si somos expertos en posponer nuestros eventos personales, ¿por qué no vamos a ser expertos en posponer nuestros eventos profesionales?

Está en nuestras manos darle la vuelta a esta situación haciendo una de nuestras especialidades: posponer. Cancelar no es una opción. Es algo que no nos podemos permitir. Ni los anunciantes, ni las agencias, ni por supuesto, el sector. Puedes seguir estos pasos para colaborar:

– Únete a este movimiento. La industria nos necesita más que nunca.

– Apoyo en redes sociales la difusión del mensaje.

– Utilice siempre #PospónNoCanceles cuando viralice este contenido.

– Pide a tu equipo que haga lo mismo. Entre todos existe mayor poder de convocatoria.

– Transmite el mensaje a tus clientes. Ellos también tienen que aportar su granito de arena.

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