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02 PROTOCOLO: ordenación de invitados en banquetes

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Es importante conocer las directrices que nos marca el Real Decreto 2099/83 sobre la ordenación de la presidencia en un evento que incluye un banquete, ya que a la hora de organizar el sitting hay que saber dónde colocar correctamente a cada invitado. 

Recordad en todo momento que siempre nos regimos por la ley (no escrita) de la derecha. Es decir: partiendo de que la presidencia es el número 1 iremos alternando derecha e izquierda contínuamente. 

Por regla básica general, las presidencias pueden ser compartidas o únicas: 

Contenido de elaboración propia

Tenemos varias opciones cuando vayamos a realizar el orden de los invitados partiendo de la presidencia. Hay que tener en cuenta que siempre nos vamos a basar según las preferencias del anfitrión, de la cesión de lugares, del objetivo del evento, etc. a la hora de elegir qué modelo le conviene mejor a nuestro evento. 

Encontramos: 

  1. Sistema cartesiano en mesa redonda: la presidencia siempre se localiza frente a la puerta de entrada, tras esto, derecha e izquierda hasta completar la mesa. 
Contenido de elaboración propia
  1. Sistema cartesiano en mesa rectangular. Existen dos modelos vigentes: al estilo francés y al estilo británico. La opción francesa es siempre la más elegida puesto que favorece una conversación más fluida entre todos los invitados de la mesa. 
Contenido de elaboración propia
  1. Sistema de reloj en mesa rectangular: en este caso, y siguiendo el modelo base de ordenación inglés y francés iremos alternando los invitados según las manecillas del reloj. 
Contenido de elaboración propia
  1. Sistema de cabecera única jerárquica: muy usada sobre todo en el ámbito empresarial. 
Contenido de elaboración propia

Al igual que se establece un orden de invitados, el conjunto de mesas de todo el banquete también seguirá un orden establecido. Por supuesto, y como siempre, siguiendo la regla de la derecha. 

  1. Mesas redondas: 
Contenido de elaboración propia
  1. Mesa rectangular de presidencia con mesas redondas
Contenido de elaboración propia

Así es cómo se clasifican las distintas variedades más comunes a la hora de organizar el asiento de los invitados. No olvidar, que el orden establecido según el Real Decreto viene especificado en el orden de precedencias, es decir, cambiar los números por títulos y/o cargos de cada asistente. 

Como apunte personal diría que, a pesar de que hoy en día el uso del protocolo está más enfocado a actos de carácter oficial, ya que en ámbitos más distendidos suele verse como algo “aburrido”, en este caso concreto cada persona tiene su lugar y sabe cuál es su lugar, por lo que el otorgarlo en ciertos ambientes, no solo hace que el anfitrión quede en buen lugar, sino que el evento logrará obtener cierto prestigio. Es de buen organizador saber cuándo usar técnicas protocolarias y cuando no para alcanzar el éxito. 

Trucos

  • Cartesiano: como bien indica la palabra el modelo de ordenación irá en cruces cruzadas entre sí.
  • Primero saber cuáles son los objetivos del evento para crear el ambiente que lo requiere. 
  • Segundo observar dónde está ubicada la entrada principal y ya a partir de ahí, ir colocando mesa por mesa.
  • Cuidado con mezclar derecha e izquierda si se ve de frente o de espalda.

Si quieres saber más en profundidad sobre cómo organizar el seating de un acto oficial, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de Eferson

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Producción

LA FIGURA DEL EVENT DESIGNER

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La figura del event designer a la hora de organizar un evento hoy en día es crucial, ya que su función principalmente es de crear el concepto creativo que girará en torno al evento completo. 

En un evento podemos ver numerosos elementos que hacen que esta herramienta comunicativa logre alcanzar sus objetivos creando un ambiente concreto. Por ejemplo, iluminación, sonido, escenarios, photocalls, catering, etc. Sin embargo, la función del event designer es diseñar cómo va a ser ese ambiente que más tarde el event planner se encargará de lograrlo. 

En este cuadro visual, podrás encontrar más diferencias concretas entre ambos perfiles

Elaboración propia

Hay que tener muy en cuenta, y por supuesto tener claro, que todos los elementos que comprenden un evento, comunican. Todo está ahí por una razón. Y es importante saber para qué, por qué y si está cumpliendo sus funciones. 

Normalmente, esta figura está más asociada al mundo bodas, pero esta afirmación está lejos de la realidad. Sí es cierto que en el mundo bodas existe la figura de event designer, pero en la industria de los eventos, también. De hecho, fue un término que se acuñó dentro de las agencias para diferenciar los diferentes roles. El que diseña, el que organiza, el que evalúa, el que trata con el cliente y la agencia…

Si bien es cierto, que hoy en día muchas agencias tienen a una figura que realiza ambas profesiones a la vez, pero eso depende de cada agencia. También los hay que son freelances y trabajan para varias agencias. 

Al igual que un publicitario, el event designer es otra figura más en la que confiar el desarrollo de la personalidad de tu marca, ya que se encarga de que en cada detalle, tu marca tenga presencia. Por ello, siempre debe realizar un estudio previo a la marca, sus valores, sus objetivos y sus propósitos con el evento.

Existen diferentes especialidades dentro de la figura del event designer para eventos muy concretos, escenarios, bodas, decoración floral, etc. Por lo que su figura sirve tanto para mega estructuras, como para mini detalles. 

Como creativo, un event designer necesita desarrollar su creatividad, por lo que cualquier cosa no vale. Es decir, cada persona es un mundo y le puede inspirar una u otra situación, libro, película, etc. Pero es algo que tiene que entrenar. Hay que ver, oler, escuchar, tocar, sentir, pensar. Hay que preguntarse siempre el por qué. Y por supuesto, hay que trabajar intensamente y muy duro para ir alcanzando poco a poco la excelencia. 

Si desea conocer más en profundidad sobre este tema o quiere saber cómo puede ayudar a incrementar el valor del evento de su marca, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo

Fuente: 

  • Todas las imágenes son de eventos encontrados en Pinterest

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Decoración para eventos

BÁSICOS SOBRE EL COLOR

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Desde edades tempranas nos enseñan a diferenciar los colores, a visualizarlos en nuestro entorno, y sobre todo nos enseñan la importancia que tiene el color para el ser humano. Éste nos permite expresar estados de ánimo o nuestra personalidad, ideas o sentimientos. Sirve como modo de distinción frente a otro similar. En definitiva el color se resume en comunicar

Evento de Eferson

El color es un aspecto básico que no se puede olvidar a la hora de diseñar un evento, puesto que es clave a la hora de crear un tipo de ambiente u otro en un mismo espacio. Además, no podemos olvidar que un evento es una herramienta de comunicación, que de igual manera, se sirve de otras técnicas para perfeccionar esa transmisión del mensaje

Evento de Eferson

Un buen uso del color en iluminación y mobiliario catapulta el evento a obtener una ambientación singular y con personalidad. Y por supuesto, dice más el color que la ausencia del color. Normalmente, desde tiempos inmemorables, el ser humano se ha basado en la naturaleza para imitar las combinaciones que más le atraían. Y a día de hoy, seguimos haciéndolo. 

Tips a tener en cuenta

  1. Aunque sea algo evidente, es necesario tener en cuenta la separación entre colores cálidos y colores fríos, ya que nos va a permitir crear un espacio u otro. En este gráfico podemos observar perfectamente esa diferenciación, los colores cálidos lo comprenden desde el amarillo hasta el rojo, mientras que los colores fríos se encuentran entre el verde y el morado. 
  1. Cuidado con las texturas y los colores. Pueden dar el efecto opuesto al que deseamos. 
  2. La iluminación juega un papel clave a la hora de la elección del color, puesto que existen numerosas técnicas para conseguir diferentes tipos de efectos, como comentamos en este post anterior sobre iluminación y su importancia. 
  3. Es importante observar con detenimiento los colores que ofrece el espacio que tenemos. No podemos ignorar ningún aspecto y por supuesto, hay que tener muy en cuenta la cantidad de luz y el tipo de luz natural que entraría en cada momento. 
  4. El color de las paredes de fondo son esenciales también, ya que va a definir en su mayoría qué tipo de colores deseamos. Aunque, hay que decir, que con los grandes avances que encontramos hoy en día en la organización de eventos, es posible su modificación. 
  5. Combinaciones mortíferas o el típico color que se mata
  • Cuidado con el blanco, su excesiva cantidad puede dar el efecto de frío.
  • Si el rojo se une al amarillo o al negro significa precaución o atención. 
  • La unión del rojo con el verde suele significar que estamos en una época navideña. No sería aconsejable, por ejemplo, usarlo en un evento en la playa. 
  • Negro y marrón o gris crearía un ambiente demasiado lúgubre para que destaque. 
  1. ¿Cuáles son las reglas básicas para la combinación de colores? 
  • 60-30-10. Se basa en la creación de proporciones. Un color neutro ocupando el 60% del espacio, un color complemento usándose un 30% y un color para llamar la atención que se encuentre en un 10% del espacio. 
  • Paleta de colores complementarios. Usar colores opuestos al círculo cromático (1º rueda de la imagen)
  • Colores análogos. Emparejamiento del color principal con dos colores que tengan a su lado en la rueda de colores. (2º rueda de la imagen)
  • Triada de colores: se dibuja un triángulo equilátero sobre el círculo cromático, quedando equidistantes entre sí y con respecto al centro del círculo (3º rueda de la imagen)
  • Paleta monocromática. Usar el tono principal con sus diferentes matices 

Significado del color

  • Negro: elegancia, sofisticación y modernidad
  • Blanco: pureza, inocencia, un espacio limpio. 
  • Azul: imaginación
  • Amarillo: calidez, optimismo. Curioso que en el cine sea el color de la locura, y en teatro dé mala suerte. 
  • Rojo: pasión, emoción, movimiento. Color por excelencia de eventos por su carácter de festividad.
  • Verde: naturaleza, vívido, equilibrio.
  • Naranja: competitividad, potencia, energía.
  • Lila: espiritual místico, magia. Siempre ha sido el color de la realeza. 
Evento de Eferson

Si quiere saber sobre qué colores son más recomendables a la hora de diseñar su evento, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo

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PATROCINIO EN EVENTOS DEPORTIVOS

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“La publicidad mejor y más eficaz es la que se propone comprometer al consumidor, tanto en comunicación como en la forma de desarrollar el mensaje” Jorge David Fernández en “Principios de estrategia publicitaria y gestión de marcas” citando a Jon Steel. 

Feria del corredor de la Media Maratón de Sevilla 2019

El patrocinio de eventos es una técnica publicitaria que consiste en el intercambio de espacio publicitario por una cuantía monetaria. Es una herramienta muy recurrida en la industria de los eventos, especialmente en el sector deportivo, ya que ofrece multitud de ventajas tanto para el organizador como para la marca. 

Encontramos diferentes tipos de patrocinios, aunque los más usados son: 

  1. Patrocinio económico, la marca paga para que su marca aparezca en el evento. Por ejemplo: Rolex en los partidos organizados por la ATP.
  2. Patrocinio material, la marca aporta su propio producto para que se dé a probar en el evento. Por ejemplo: Plátano de Canarias en el avituallamiento de las maratones. 
  3. Patrocinio nominativo, cuando la marca paga para que el evento deportivo lleve el nombre de su marca. Por ejemplo: Liga Santander. 
  4. Patrocinio mediático, cuando la marca patrocinadora es un medio de comunicación que se encarga de transmitir y dar cobertura del evento como principal fuente. Por ejemplo: Movistar en el Tour de Francia. 

“El deporte como medio de comunicación es el único soporte que mantiene con su público una relación emotiva tan fuerte y afectiva, lo que hace de él un vector de la comunicación sin igual para las marcas” Michel Desbordes y Julien Falgoux en “Gestión y organización de un evento deportivo” citando a Jean Claude Darmon.

Como bien comenta Jean Claude Darmon las ventajas de asociar una marca a un evento deportivo son múltiples, ya que la aportación siempre va a ser inferior al impacto que va a obtener. 

Desde el punto de vista publicitario encontramos diferentes motivos por los que se considera un beneficio: 

  • Distinción en un mercado infoxicado. Hoy en día la saturación publicitaria hace que el consumidor se sienta atosigada por tanta información, por lo que rechace instintivamente todo tipo de acercamiento por parte de algunas marcas. En el caso del evento, al no existir tantas marcas anunciadoras, el impacto del mensaje va a ser mucho mayor. 
Rejillas Calibrada en el III Memorial Luis Armengou 2019
  • Humanización de las marcas. Como venimos contando en una gran multitud de posts, encontramos que las marcas cada vez son menos marcas y cada vez más humanas, por lo que asociar una marca a un evento deportivo en la mayoría de los casos siempre va a obtener beneficios intangibles que son altamente valiosos para la personalidad y la construcción de esa marca en cuestión. 
  • Asociación de valores del deporte. Tales como superación, trabajo, constancia. Como hemos mencionado en el punto anterior, ayuda a construir los valores por los que la marca se caracteriza. Además, estos valores son, por lo general, bien aceptados por el público, ya que suelen ser valores idealizados. 
  • Alta notoriedad y fácil posicionamiento de marca. Ese público al que está dirigido el evento va a obtener un mayor recuerdo de las marcas anunciadas (por la razón que hemos explicado en el primer punto), por lo que a la hora suplir necesidades concretas, esas marcas van a estar en primera fila del recuerdo. El consumidor va a ir directo a ese recuerdo para la obtención de dichos productos. 
  • Se dirige hacia un público más concreto y específico. 
  • Inversión asequible con respecto a los impactos que va a obtener siempre y cuando esté bien estudiada la estrategia. 
  • Hay productos que solo consiguen un acercamiento al consumidor mediante la prueba de tal, y aprovechan este espacio para ello. Este tipo de ventaja es esencial para los patrocinios de especies. 

Sin embargo, no todo es oro lo que reluce, ya que esos impactos mediáticos de los que hablábamos anteriormente dependen totalmente del triunfo del deportista. Es decir, si Nike aparece en las camisetas del equipo del Sevilla F.C. y este equipo gana la Liga Santander, el impacto de la marca en los medios va a ser mucho mayor que si no hubiese ganado. Es importante a la hora de patrocinar un evento, hacer un estudio intenso y detallado sobre el target, el deportista o el equipo en cuestión, si el evento es simpático para los medios (es decir, si ese evento obtuvo cobertura en las ediciones pasadas), etc. 

Hay que tener en cuenta que es una apuesta real hacia ese equipo o deportista. No puede ser tratado meramente como un espacio publicitario más sino como algo más cercano y valioso. 

El patrocinio en eventos no es únicamente dirigido al ámbito deportivo, sino que muchos basan sus números en la cantidad de patrocinadores que obtienen. Por ejemplo, los festivales de música. Por lo que estas ventajas e inconvenientes bien pueden servir para todo tipo de patrocinios. 

Si quiere saber más sobre este tema o le gustaría poder atraer marcas a su evento o ser patrocinador, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo

Fuentes

  • “Principios de estrategia publicitaria y gestión de marcas” por Jorge David Fernández Gómez.
  • “Gestión y organización de un evento deportivo” por Michel Desbordes y Julien Falgoux

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