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GUÍA PARA TENER UNA BUENA RELACIÓN CON LOS MEDIOS

Uno de los objetivos más comunes que suelen pedir las marcas a la hora de encargar un evento a una agencia es conseguir obtener un impacto mediático. Esto les permite salir en medios que tienen una amplia cobertura de forma gratuita (técnica que se denomina publicity). Para ello, es importante que la agencia tenga una buena relación con una gran extensión de medios. Esto no solo implica tener contactos, sino que la complicidad con esos contactos sea de calidad y con una estrecha confianza. 

¿Cómo se consigue esta afinidad profesional? 

  • Es importante conocer el funcionamiento de los medios de comunicación. Cómo se comportan, cómo funciona, cuáles son sus objetivos…
  • Una de las características más comunes de los medios es que no suelen tener el tiempo suficiente como para dedicárselo a noticias que no son tan relevantes. Lo ideal es proporcionarles el trabajo lo suficientemente detallado y contrastado para facilitarles el proceso. 
  • Tienes que tener en cuenta que los contenidos que aportes deben crear interés tanto a la audiencia como a los anunciantes. Recuerda que no estás vendiendo como un comercial sino escribiendo una noticia como un periodista. 
  • Dependiendo de lo que quieras comunicar, siempre estudia al medio al que quieres enviársela. ¿No crees que es mejor ir a cuatro medios que sepas que te lo van a publicar que a 20 sin tener la misma certeza? 
  • Familiarízate con la forma de escribir de cada periodista al que le tengas estima. Hará que le facilites el trabajo. 
  • Otro aspecto a tener en consideración es el ruido que genera con asiduidad la marca. Si no eres de los que crean contenidos continuamente, difícilmente podrás ser noticia. 
  • Ten claro tus objetivos. Si tu principal y único objetivo es que tu evento sea noticiable, diséñalo de forma que lo consiga. Para ello, debe ser actual, muy original y con altas dosis de creatividad, así como exclusivo. Tienes que crearle un valor diferenciador que llame la atención positivamente. 

¿Cuáles son las herramientas más comunes para tener un acercamiento al medio en cuestión? 

Las más usadas son:

1. Nota de prensa. Es la principal herramienta de trabajo de los periodistas. Su uso suele ser adecuado para lanzamientos de nuevos productos o servicios, dar a conocer alguna noticia relevante de la marca, etc. El contenido debe ser claro, conciso, directo y breve. No debería ocupar más de una cara. Suele enviarse con el dossier de prensa de la marca. Lo ideal es enviar una nota de prensa previo al evento (para generar interés) y otra posterior (para contar lo que ha sucedido). Puedes incluir fotografías del evento tras el escrito.

Elaboración propia

2. Convocatoria de prensa. Es la invitación a nuestro evento. Debe hacerse llegar con suficiente tiempo, además de crear un recordatorio días previos al evento. Cuanto más creativo, más atracción y expectación va a generar. Ten en cuenta que suelen recibir muchas convocatorias e invitaciones.

Modelo 2. Elaboración propia
Modelo 1. Elaboración propia
Ejemplo de invitación creativa
Givenchy 2012

3. Comunicado de prensa. Es un documento que suele usarse para explicar el posicionamiento de la marca sobre algún hecho en concreto, por lo que su principal objetivo es meramente de aclaración. Solo se usa en ocasiones muy concretas.

Elaboración propia

4. Rueda de prensa. Suele utilizarse para transmitir en directo algún mensaje de la marca. Puede incluir o no preguntas, aunque siempre es recomendable que se incluyan, sobre todo si es un tema candescente. El portavoz de la marca debe tener un gran dominio de la información, para aclarar no confundir. Suelen ser convocadas por las mañanas, entre martes y jueves. Previo a la celebración de la rueda, es importante enviar una convocatoria que suscite interés pero no que revele detalles. Es importante convocarla en días que no se prevean otras ruedas de más trascendencia mediática. Ten previsto que cada periodista disponga de una libreta, bolígrafo, acceso a wifi y el dossier de prensa. 

5. Save the date. Tiene como objetivo crear expectación o servir de recordatorio al evento. Dependiendo de éste daremos más o menos detalles. Suele enviarse antes de la convocatoria o invitación, normalmente 25-30 días antes del evento. Y casi siempre vía email. No suele llevar personalización, aunque eso depende del evento.

Elaboración propia

6. Invitación. Es la invitación oficial al evento. Deberá incluir todos los detalles, tales como día, lugar, hora y el protocolo de indumentaria. Siempre incluye las siglas SRC (se ruega confirmación). Suelen ser personalizadas. Al igual que en la convocatoria, lo ideal es que sean lo más creativas posibles. Se suelen enviar con 15 días de antelación.

Elaboración propia
Ejemplo de invitación creativa
Autor desconocido

7. Dossier de prensa. Es una carpeta donde se encuentra toda la información de la empresa de forma detallada y amplia. Suele enviarse junto con las demás herramientas aquí mencionadas. No olvides que no incluye la misma información que un dossier comercial. La información debe ser veraz y fácil de contrastar. 

Aunque esto sea una pequeña guía introductoria, siempre aconsejamos que sea una agencia quien se haga cargo de estos trámites, puesto que la experiencia recorrida es más amplia que la que pueden tener los gabinetes de comunicación de las marcas, además de una gran cartera de contactos en los diferentes medios.